Community Update #12: Financials
May 8, 2020

Dear Graded Community,

Throughout history, the institutions that have survived and thrived during challenging moments are those that exercised fiscal restraint, responded adeptly, employed creative solutions, and remained mission-focused. For 99 years, Graded has weathered political, economic, and social crises. The success of our school over the years has been due to the prudence of our Board and Leadership Team. This is as true today as it was during World War II. Ensuring Graded’s financial viability is the Board’s primary responsibility. While it must be responsive to immediate needs of our clients, it must also safeguard the longevity of our institution. Simply put, we cannot mortgage our future during this crisis.

I recognize that this is a very difficult time for families and that some are experiencing significant financial hardship. As I shared in an earlier communication, Graded is offering families in need the opportunity to meet and discuss deferred payments for the rest of this school year. Further, qualifying families can apply for our Financial Hardship Assistance Program for the 2020-21 school year. To discuss financial aid, please contact Director of Business and Operations Elaine Gabor at elaine.gabor@graded.br.

As I wrote in late-March, Graded’s Board of Directors has decided, working closely with me and the Leadership Team, to calculate a reduction in operational expenditures. These expenses include food, water, electricity, gas, student activities, and substitute teachers. Modeling our April expenditures, we can now determine savings through June. These savings will be offered to those families that wish to receive a refund and will be reflected in the June tuition bill. Alternatively, families may redirect their refund to Graded’s One Community Financial Aid Fund, a resource established for families in financial distress.

I want to remind you that Graded is a nonprofit institution. More than 98% of our day-to-day operating revenue comes from tuition. Expenditures are divided into two major areas: personnel (+/-80%) and operational (+/-20%). In order to maintain Graded’s delivery of essential academic and operational services, we have made the decision not to lay off employees or reduce salaries at this time. As a result, our personnel costs currently remain fixed.

Graded’s diverse faculty is central to our mission. Our foreign-hire teachers represent 60% of our teaching staff and are part of the school’s international fabric. They are an important reason our school is viewed as a world leader in education. Our mix of local and foreign faculty provides a range of perspectives. Their rich, synergistic interaction is a key reason our faculty remain so committed to Graded. As much as we are One Community, we are One Faculty.

While we have found some cost savings within our operational budget lines, other expenses have not changed, including existing contracts for internet operation, software systems, and equipment maintenance. We have taken great steps to reduce the expenses over which we have control. We have renegotiated contracts, frozen budgets, and halted all capital projects.

The savings we will realize during the last quarter of this fiscal year will not be enough, however, to offset the negative budget reality that will occur in 2020-21. We will begin our academic year in August with an estimated budget deficit of R$11,800,000 – a result of unexpected pandemic-related costs and the Brazilian real’s greatly-reduced purchasing power.

Each year, our annual budget is approved in September of the prior year. We plan far ahead, so that we may begin our international hiring process early and attract the best pool of candidates. Because our 2020-21 budget was finalized before the health crisis, it does not include COVID-related reopening expenses such as personal protective equipment, infrared cameras and thermometers, a reconfigured cafeteria, increased medical staffing, and the construction of isolation areas and student-receiving areas.

Furthermore, the precipitous decline in the BRL/USD exchange rate has significantly impacted our 2020-21 budget. A variety of the school's expenses are dollar-related, including health insurance, software licenses, school materials, and foreign-hire benefits. While we budgeted with an FX of 4.05, it stands today at 5.65. We will need to work to offset our 2020-21 budgetary imbalance to achieve a net-zero result.

We hope that our budget deficit will not be compounded by a loss of students. If we experience an enrollment shortfall simultaneously, our reserve funds will be impacted significantly. We maintain healthy reserves for a reason, and they will need to be used whether or not we lose students. Any increase in expenses or decrease in revenue places additional pressure on these funds. In addition to the utilization of our reserves, we will undertake a range of cost-cutting measures to address our budgetary imbalance.

Because our 2020-21 student enrollment will not be finalized until July, and because we will not have the guarantee of full enrollment until this time, it would be irresponsible for the school to provide refunds to families beyond our unused services. We cannot expose our school to financial risk. We must take care of immediate needs, but also protect against the future.

Schools that have small reserves and are offering large tuition discounts face the possibility of closing for good or imposing major future tuition increases to maintain solvency. Graded’s Board of Directors and Leadership Team are committed to a measured and consistent approach while addressing individual family needs through our financial aid process.

Despite these unprecedented challenges, we are still committed to providing refunds to families that request them. We acknowledge the real financial difficulty many are facing. The total savings in food, energy, student activities, and substitute teachers since our campus closed is provided in the table below.

This total amount will be divided by the number of paying students and may be requested by all families.

Therefore, we ask you to respond to the survey we will send to you next week with the following options:

• Option 1: Receive the amount above per child, as a credit in the June 2020 monthly bill.
• Option 2: Donate the amount to the One Community Financial Aid Fund.
• Option 3: (At parents’ request.) In addition to donating your refund, you may donate an additional month's tuition to support families in financial distress.

Through all of the difficulty, pain, and loss we are facing as a community, a nation, and a world, the Graded family remains united. The future of our school and your children’s learning relies upon our partnership. We are confident that we will continue to deliver a powerful experience for students no matter the conditions we face, and when this all subsides and normalcy returns, Graded will have adapted, grown, and evolved to offer an even more impactful and rich experience for those in our care – your children.

I wish you health and safety and will continue to remain in close contact in the following weeks.

Please be well,

Richard Boerner
Superintendent

Prezada Comunidade Graded,

Ao longo da história, as instituições que sobreviveram e prosperaram em momentos desafiadores são aquelas que exerceram restrições fiscais, responderam adequadamente, empregaram soluções criativas e permaneceram focadas em sua missão. Por 99 anos, a Graded passou por crises políticas, econômicas e sociais. O sucesso de nossa escola ao longo dos anos deve-se à prudência de nosso Conselho e Equipe de Liderança. Isso é tão verdadeiro hoje como foi durante a Segunda Guerra Mundial. Garantir a viabilidade financeira da nossa instituição é a principal responsabilidade do Conselho, que deve responder às necessidades imediatas dos nossos clientes, salvaguardando a longevidade da nossa escola. Simplificando, não podemos hipotecar nosso futuro durante esta crise.

Reconheço que este é um momento muito difícil para as famílias, e que alguns estão passando por dificuldades financeiras significativas. Como mencionei em comunicação anterior, a Graded está oferecendo, às famílias que necessitam, a possibilidade de se reunir conosco para discutir o adiamento dos pagamentos pelo restante deste ano letivo. Além disso, as famílias qualificadas podem se inscrever no nosso Programa de Assistência para Dificuldades Financeiras para o ano letivo de 2020-21. Para falar sobre esta ajuda financeira, entre em contato com Elaine Gabor, Diretora de Negócios e Operações, em elaine.gabor@graded.br.

Como comunicado ao final de março, o Conselho Diretivo da Graded decidiu, trabalhando em estreita colaboração comigo e com a Equipe de Liderança, calcular uma redução nas despesas operacionais. Essas despesas incluem alimentação, água, eletricidade, gás, atividades estudantis e professores substitutos. Tomando por base nossas despesas de abril, podemos agora determinar as economias até junho. Essas economias serão oferecidas às famílias que desejam receber um reembolso e serão refletidas na mensalidade de junho. Como alternativa, as famílias poderão redirecionar este reembolso para o One Community Financial Aid Fund da Graded, um recurso destinado à famílias em dificuldade financeira.

Quero lembrá-los de que a Graded é uma instituição sem fins lucrativos. Mais de 98% de nossa receita operacional vem das mensalidades. As despesas são divididas em duas áreas principais: pessoal (+/-80%) e operacional (+/-20%). Para manter a entrega dos serviços acadêmicos e operacionais essenciais, decidimos por não demitir funcionários ou reduzir salários neste momento. Como resultado, nossos custos com pessoal permanecem fixos.

A diversidade do nosso corpo docente é fundamental para cumprirmos com a nossa missão. Nossos professores estrangeiros representam 60% do nosso corpo docente, e fazem parte da trama internacional de escolas. Eles são uma razão importante pela qual nossa escola é vista como líder mundial em educação. Nossos professores locais e estrangeiros oferecem múltiplas perspectivas. Sua interação rica e sinérgica é uma das razões-chave pelas quais nossos professores permanecem tão comprometidos com a Graded. Assim como somos Uma Comunidade, somos Um Corpo Docente.

Embora tenhamos encontrado algumas reduções de custo em nossas linhas de orçamento operacional, outras despesas não foram alteradas, incluindo contratos existentes para operação de internet, sistemas de software e manutenção de equipamentos. Tomamos grandes medidas para reduzir as despesas sobre as quais temos controle. Renegociamos contratos, congelamos orçamentos e interrompemos todas as iniciativas de investimentos.

No entanto, as economias que realizamos durante o último trimestre deste ano fiscal não serão suficientes para compensar a realidade orçamentária negativa que ocorrerá em 2020-21. Começaremos nosso ano acadêmico em agosto com um déficit orçamentário estimado em R$ 11.800.000 – resultado de custos inesperados relacionados à pandemia e à alta da moeda americana no Brasil.

A cada ano, nosso orçamento anual é aprovado em setembro do ano anterior. Planejamos com muita antecedência para que possamos iniciar o processo de contratação internacional antecipadamente e atrair o melhor grupo de professores. Como nosso orçamento para 2020-21 foi finalizado antes da crise da saúde, ele não inclui as despesas de reabertura relacionadas ao COVID-19, como equipamentos de proteção pessoal, câmeras infravermelhas e termômetros, a reconfiguração do refeitório, aumento da equipe médica e construção de áreas de isolamento e áreas de recepção de alunos.

Além disso, o declínio vertiginoso da taxa de câmbio BRL/USD impactou significativamente nosso orçamento para 2020-21. Uma variedade de despesas da escola está relacionada ao dólar, incluindo seguro de saúde, licenças de software, materiais escolares e benefícios de expatriados. Embora tenhamos orçado com um câmbio de 4,05, hoje ele está em 5,65. Precisaremos trabalhar para compensar nosso desequilíbrio orçamentário em 2020-21 para alcançar um resultado líquido zero.

Esperamos que nosso déficit orçamentário não seja agravado pela perda de alunos. Se ocorrer um déficit de matrículas simultaneamente, nossos fundos de reserva serão impactados significativamente. Mantemos reservas saudáveis por um motivo e elas precisarão ser usadas, independentemente de perdermos alunos ou não. Qualquer aumento nas despesas ou redução nas receitas coloca pressão adicional sobre esses fundos. Além da utilização de nossas reservas, tomaremos uma série de medidas de corte de custos para tratar nosso desequilíbrio orçamentário.

Como nosso processo de matrículas de alunos para 2020-21 não será finalizado até julho, e como não temos a garantia de ocupação total neste momento, seria irresponsável por parte da escola fornecer reembolsos às famílias além dos nossos serviços não utilizados. Não podemos expor nossa escola a riscos financeiros. Devemos cuidar das necessidades imediatas, mas também nos proteger contra o futuro.

As escolas que dispõem de pequenas reservas e oferecem grandes descontos nas mensalidades encaram a possibilidade de fechar de vez, ou impor grandes aumentos futuros para se manter. O Conselho Diretivo e a Equipe de Liderança da Graded estão comprometidos com uma abordagem comedida e consistente, enquanto atendem às necessidades individuais das famílias por meio de nosso processo de ajuda financeira.

Apesar dos desafios sem precedentes, ainda nos comprometemos a fornecer reembolsos às famílias que assim solicitarem. Reconhecemos a real dificuldade financeira que muitos enfrentam. O total da economia em alimentação, energia, atividades estudantis e professores substitutos desde que o campus foi fechado está disposto na tabela abaixo.

Esse valor total será dividido pelo número de estudantes pagantes e poderá ser solicitado pelas respectivas famílias.

Portanto, solicitamos que responda a pesquisa que lhe enviaremos na próxima semana com as seguintes opções:

• Opção 1: Receber o valor acima por criança, como crédito na fatura mensal de junho de 2020.
• Opção 2: Doar o valor ao One Community Financial Aid Fund.
• Opção 3: (a pedido dos pais) Além de doar seu reembolso, você pode doar um mês de aula adicional para apoiar famílias em dificuldades financeiras.

Através de toda a dificuldade, dor e perda que estamos enfrentando como comunidade, nação e mundo, a família Graded permanece unida. O futuro da nossa escola e o aprendizado dos seus filhos dependem da nossa parceria. Estamos confiantes de que continuaremos a entregar uma experiência poderosa para os alunos, independentemente das condições que enfrentamos, e quando tudo isso se amenizar e retornarmos a normalidade, a Graded terá se adaptado, crescido e evoluído para oferecer uma experiência ainda mais impactante e rica para todos aqueles sob os nossos cuidados – seus filhos.

Desejo saúde e segurança a todos, e continuaremos em contato próximo nas semanas seguintes.

Fiquem bem!

Richard Boerner
Superintendente